みなさん、こんにちは！（こんばんは！）

タスク管理において、非常に重要なプランニングをどのように考えたら良いのか。今日のしごたのさん（@shigotano）のtweetより発想したことをお伝えします。＊しごたのさん、引用失礼します。

今日のランニングに関するtweetがきっかけでした。

『タスク管理にも通じるッッ！』とビビッときたので、そのビビッときた瞬間の思考をここでお伝えします。

残り時間や残りの距離が分かると、勝負に出られる。

• 残り時間＝プロジェクトに許される期間、時間（長期、短期）
• 距離＝プロジェクト、タスクの質量。

タスク処理前のプランニングは、これらを明確にする重要なプロセス。

イメージがハッキリして、はじめて勝負に出られる。

明確になっていないと、『負』（計画外、失敗）に傾く可能性が出てくる。

残り時間や残りの距離が分からないと、省エネモードから出られない。

上記したが、スタートからゴールが明確でないと、チカラの発揮が難しくなる。

ヒトは目標、目的が定まっていないと、ストレートにチカラを出せないのだ。

目標と期限が明確になることに同時に、できる事、できない事もハッキリし、やるべき事も絞られる。

目標期限の決定は、自分、あるいは他者との約束、契約が生じることにもなり、これが追い風となる。

強引にでも見通しをつけない限り現状打破は難しい。

プランニングはキレイにまとめたいものだが、緊急、割り込みが生じ、思うように行かない時が多い。

そのたびに、ゴールのイメージが曇っていく。

先行きが怪しくなってくるのだ。

こういう時は、ある程度強引にでもゴールに向かうようプランニングしないとダメだ。

そうしないと、緊急、割り込みともつれ合ったまま（影響を受けたまま）のゴールとなり、中途半端な結果となる。

■まとめ

今回のtweet内容は、プランニングを考える上で重要なヒントとなる。

例えとして、実際走っているヒトには分かりやすいのでは？

まず、プランニングは明確な目的、目標設定。

次いで、消費できる期間、時間、その中で実行可能なタスクを具体的にする。（出されたアイディア、タスクの取捨選択）

それを、環境、状況に負けず、チカラで持っていく強引さも備えてはじめて大きな成功をつかむことができる。

『狐の頭脳と、獅子の力を持った者が成功する。』ニッコロ・マキャベリ

当たり前のことだがなかなかできていない。

加えて、乱戦（日々降りかかる想定外、割り込み！）を突破する『強引さ』もタフネスライフには必要だ。

作業中（特にPC)のブレイク時に『肩甲骨まわりを動かしてほぐす』をしただけで肩、首がラクになり、生産性アップ、疲れも残りにくくなりました！

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先日のエントリーで紹介した『ストレッチ・メソッド』。

Amazonランキング1位のストレッチ本を買ってみた。で、どうだった？

その内容を日々実践しています。

作業中のブレイクに本の内容をやったところ、肩や首のコリ、疲労が緩和してラクになりました。

■肩甲骨まわりを動かしてほぐす（P.41）

肩甲骨まわりの筋肉がほぐれると腕の動きがスムーズになり、肩や背中のコリも解消します。

• 肩を上下させる
• 肩を前後に動かす
• 肩を回す

詳しくは、本にやり方のコツが写真付きで載っています。

この3つを深呼吸（参照：3分で気力を回復する方法、カンタンだけど、効果は絶大。）と共に行いました。

たかだか時間にして2分程度。

カンタンにできるのですが、ほぐし効果はバツグン。

これをポモドーロテクニックの25分作業、5分間休憩のタイミングで行いました。

3つのうち、一つだけでもやると違いを感じましたね。

タスクをいかに効率よくさばいていくかに注目しがちですが、エネルギーを維持し、後半でも作業効率を維持するエネルギーマネジメントも重要。

今回のような、ちょっとしたことで疲労が軽減され、生産性がアップするのです。

『後半疲労でパワーが落ちるな』

『疲労が蓄積している』

『肩、首がこっている』

そんな方はストレッチ・メソッドの内容を試してみると良いでしょう。

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ビジネス、プライベートとももっと先へ、生産性を向上させたい、そんな時強力なチカラを発揮するシステムがGTD！ 

■GTDの効果

• 雑念、ストレスのない『水のように澄んだ心』が得られる。
• 信頼できるタスク処理システムによって、やりたいこと（プロジェクト）をドンドン押し進められる。
• 頭が混乱することなく、冷静、かつ現実的にタスクと向き合えるようになった。
• つきまとう気になる事などがなくなり、思考に余裕が、新たなアイディアがポンポンと湧き出てくる。
• 形容しがたい不安感がなくなる。

■GTD概要

①気になる事をすべて、ひとつ残らず頭の外に出し、一カ所（これがInboxである。）にまとめて記録する。

• Inboxはメモ、手帳、PC、スマートフォン…何でも良い。エバーノートを使うのがオススメだ。
• Inboxは日々ゼロにしたい。

②収集したものをを処理する。

• 2分以内で出来る事は、今すぐやる！（これだけでけっこう変わる！）
• 本当に自分がやるべき事か？そうでなければ誰かにお願いする。
• 2分以上かかり、自分しかできないことは次の整理で分類。

③整理

• 必要ない、と判断したら捨てる。
• 資料となるものは保存。（プロジェクト毎に分けると良いだろう。）
• 目標達成のためにいくつかの行動が必要なものは『プロジェクト』リストに。
• 締め切りが決まっている、定期的に行うものは『カレンダー』リストに。（リマインダー設定するのが望ましい。）
• 誰かにお願いした、または誰かの関わりが進捗に影響しているものは『連絡待ち』リストに。

④レビュー（ここが重要、コレが落ちると機能を失う。）

• 整理したリストを毎日チェックする。（1日のスタートのプランニング時が良いだろう。）必ずだ。
• そして、毎日のチェックで拾いきれないすべてのリストを週に1回チェックする。コレができていない場合が多い。ここですべてを把握することにより、より一層の安心感が生まれる。

⑤実行

• 使える時間で判断＝1日の予定を見て、現実的に使える時間はどのくらいか？ワタシはポモドーロで設定している。
• 状況＝いまの状況で出来る事は何か？
• エネルギーレベル（これ、スゴく重要）＝気力、体力、健康状態はどうか？生産性維持のカギを握る。後半は必ず落ちるので、それを見越してプランニングしなければならない。メンタル・タフネスの思想がかなり役に立つ。
• 優先度＝これは、各自の価値観、状況による。本当に優先すべき事かどうか？ポモドーロテクニックの『究極の二択』が役に立つだろう。

以上、GTDをカンタンにまとめてみました。

ワタシなりにアレンジしたところもあります。

（ポモドーロテクニック、メンタル・タフネスとの融合）

そういった、軸はあるが限定されておらず、汎用性の高い、カスタマイズがきくところがGTDの特徴であり、素晴らしいところです。

GTDについては、引き続き各項目毎にその『コツ』などをまたお伝えしてきますね。

難しいシステムを取り入れなくても、PDCAを回せば目標達成はうまくいくんです。

いまの世の中、数多のタスク管理思想、システムがあふれています。

実際、ワタシが様々なシステムを試し、淘汰され現在まで残っているシステムは

GTD（Evernote/エバーノートを柱とした）とポモドーロテクニック、それにメンタル・タフネスのエネルギーマネジメントだけです。

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

ポモドーロテクニック入門

そして、それらの根底にあるのが『PDCAサイクル』。

コレ回せば、だいたいの事は前に進むんです。

プライベートでも、ビジネスでも、スポーツでも何でも使える考え方です。

チョー基本過ぎて、スルーしている人も多いのでは？

■PDCAサイクルのシステム

始めて耳にする方もいるかもしれないので、ここでそのシステムを紹介します。

1. 計画（Plan）：過去のデータや経験を踏まえ、プランニングする。
2. 実行（Do）：計画したことを実行する。
3. 評価（Check）：計画実行結果とプランニングを照らし合わせ、結果を把握する。
4. カイゼン（Act）：評価した内容から、次回実行時にそのプロジェクトがうまくいくよう改善策を検討する。

このような流れをループさせます。

カンタン、シンプルでしょう！？

でも、確実にコレを回すことができたら、強力な上昇のスパイラルを生み出します。

何かプロジェクトをやるときには、このフレームに当てはめてみる。

1→2→3→4、回すことができれば、俄然そのプロジェクトが輝きを増し、理想の結果を得ることができるはずです。

みなさん、こんにちは！（こんばんは！）

この方法で、メール束縛から解放され気持ちもスッキリ、メールに関わる時間を自分でコントロールできるようになります。

メール処理に、GTDとポモドーロテクニックを応用した方法です。

■今回のブログの効果

• 数多のメールから降りかかる情報の洪水、そこから発する混乱から逃れることができるようになります。
• 自分にとって本当に必要な情報だけが収集できるようになる。
• なんてスッキリした気分なんだ！

■基本

• メールの処理を一日二回に限定します。
• 2回の時間設定は自由。
• 朝、夕などある程度間隔を空けた方が良い。（間隔が詰まっていると、長い間隔の時間のメール処理負担が大きくなる。
• 1度のチェック時間は1ポモドーロ、25分。（1日計約60分）

ワタシの場合は、だいたい朝7：30〜10：00、夕方17：00で〆ます。

それ以外、メールは見ません。

（コレ重要、常に気にしていませんか？通知に縛られていませんか？）

因みに、ワタシのメールにはこのような署名がついています。

『━－━－━－━－━－━－━－━－━－━
■本メールは朝、夕二回チェックしております。
緊急のご連絡は下記携帯、またはSMS/MMSへ
遠慮なくご連絡ください。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━』

■メールの処理方法

• 必要ないものは即すてる。
• 迷うものは『アーカイブ』に入れる。
• 読むのに2分以上かかりそうなものは『読む・評価』へ。
• 『読む・評価』へ入れたメールは時間のあるときに読む。

＊アーカイブ、読む・評価などラベルの付け方についてはこちらを。

Gmailとのつきあい方が変わる！『アーカイブ』使いでストレスフリーのGmailでGTD『ライト』

■メール呪縛から解放されるための決断

• 1日計60分で処理しきれないものは、すべて捨てる。（恐い人はアーカイブに。）
• 『読む・評価』に入れたメールも、一定期間を決めて読み切れなかったら、潔く捨てます。

拾いきれなかったメールは、自分の処理能力を超えているのです。

そのメールを拾いきるために処理時間を延長するくらいなら、メールを取捨選択し、情報の密度を上げましょう。

たとえばワタシは、情報収集のため気になったメルマガは片っ端からとりますが、3回様子を見て響かないような内容であれば、即解除します。

また、重要度の低いやりとりは、極力頻度を減らすようにしています。

この方法を続けていくと、本当に必要な質の高いメール、情報が集まってきます。

それにしても…ワタシは何でも捨てられないタチで、この方法をやるのにけっこう勇気を振り絞りました。

実はこの方法をやる前までは、80,000以上受信トレイにメールがたまっていたんですよね。

いつか処理しようと思っていたメール達…結局、そのメールを見ることはありませんでした…。

…この方法を始めてから、都度都度メール確認、処理に時間を奪われたり、気になる事がなくなり、メールに関わる時間を自らコントロールしているという安心感を得ることができました。

また、なにかこころに引っかかっているような事もなくなり、気持ちもスッキリです。

メールとの付き合いについて、何か迷いがある、引っかかっていると感じている方は、この方法を試してみると霧が晴れるかもしれませんよ。

＊職種やライフスタイルによっては合わないかもしれません。その場合は適宜カスタマイズして下さいね。

みなさん、こんにちは！（こんばんは！）

このポモドーロテクニックを取り入れたら、ビックリするぐらい劇的に生産性が向上しました。

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■ポモドーロテクニックの効果

• タスクへの集中力が増し、力強く処理出来る。
• ルーティーンに入ることにより、容易に集中状態になれる。
• 日々の振り返りにより、タスク処理に磨きがかかる。
• やっていくうちに、残酷なまでに一日で出来る事が分かってしまう。

ワタシは、もうタイマー無しではタスク処理出来ないくらい染みついていますが、スタートしたときの集中状態はハンパないです。

タイマーをスタートしたら、条件反射的に集中状態に入る。

そこまでの流れは、さながらイチローのプリショットルーティンのようだ。

■試してみよう！超ざっくりしたやり方

• タスク処理の際、タイマーを25分にセットする。（これが一ポモドーロ）
• 25分タスク処理に集中（マルチタスク不可、脇目も振らず）。
• 25分終了後、5分間の休憩（やっていたタスクから完全に分離、カラダを休めることに集中）。

まずは、1セットでもこの方法を試してみると良いでしょう。

お、集中出来る、イイな、と感じたら…

■基本的な方法

• 計画＝次にとるべき行動リストから重要度順にTodoへ取り出す。
• 実行＝25分走って5分休む。実行の際、発生した競合（割り込み、邪魔）を記録。
• 記録をまとめる＝発生した競合、達成ポモドーロ数などをまとめる。
• カイゼン＝発生した競合はナゼ起こったか？どうやれば発生しないか、回避出来るか。また、受け入れられるか。達成ポモドーロ数は計画通りか、計画通りでなければ、どうしてそうなったのか？

カンタンにまとめましたが、こんな感じです。

シンプル、シンプル！

これが続けられると、『効果』の集中はもちろん、現実的なタスク処理の見積もりが出来るようになってきます。

どうも、25分やって5分休む。のイメージが強いポモドーロテクニックですが、ワタシは、『基本的な方法』のところのサイクルがキモだと思います。

単純なPCDAですが、これが超強力なんですねえ。

それぞれの細かい方法、注意点、ワタシなりの工夫などは、また定期的にお伝えしていきますね。
　

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